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Eventi senza budget: miniguida per sopravvivere senza impazzire!

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Organizzare piccoli eventi coinvolgenti ma economici, senza (o con pochissimo budget)? 

Ci siamo passati tutti :)

Partiamo dal presupposto che a nessuno piace lavorare gratis, e che non è giusto chiedere di lavorare gratis (questo vale anche per voi, organizzatori di eventi benefici!)

Ci sono tantissime cose che si possono fare per organizzare un evento a budget zero, senza investire grandi capitali, e soprattutto senza chiedere ai professionisti di abbassare le proprie tariffe o di lavorare "in cambio di visibilità".

Se il tuo evento è di tipo culturale, ad esempio, puoi cercare relatori o associazioni che siano talmente appassionati dell'argomento da partecipare in cambio di un piccolo rimborso spese (ma non gratis!);

Partner, media partner e sponsor possono fornire quel che ti serve (materiali, servizi o fondi) in cambio di un corner promozionale durante l'evento. Puoi proiettare i loghi degli sponsor o stamparli sul materiale informativo;

Puoi rivolgerti a piccole società e ad artigiani, magari a km0 per favorire l'impresa locale, che ti aiutino con gli aspetti tecnici dell'evento risparmiando i costi che dovresti sostenere affidandoti a grandi strutture (catering, service, grafica, organizzazione);

Parlando di cibo, ridurre l'impatto economico (ed ambientale) utilizzando stoviglie riciclabili è un'alternativa che permette di ridurre i costi di acquisto e smaltimento.

Allo stesso modo può essere una buona idea scegliere un orario in cui gli ospiti si aspettino un aperitivo invece di un pranzo o una cena.

Ridurre la carta è un altro modo per ridurre l'impatto economico ed ambientale. Perché non inviare save the date ed inviti via web, raccogliendo le adesioni con un sito apposito? Puoi informatizzare parte del processo per ottimizzare i tempi ed i costi di gestione dell'evento (magari usando una piattaforma che si occupi specificamente di gestione degli eventi oppure una suite per la gestione dei social).

I tuoi ospiti ricorderanno quanto si sono divertiti al tuo evento: con un po' di creatività (e l'aiuto di un planner professionista) potrai organizzare mille attività coinvolgenti, e magari auto-produrre un gadget da regalare a fine evento.

Una foto di gruppo stampata in diretta potrebbe essere una buona idea!

Insomma, poca spesa non significa necessariamente poca resa.

E tu? Hai mai cercato di organizzare un evento senza (o con pochissimo) budget? Come hai fatto?

Raccontacelo su Planners, il gruppo nato per raccogliere idee e contatti per l'organizzazione di eventi!